304am永利集团官网全宗介绍

一、学校档案工作概况

学校档案工作始于2003年，各部门、校区分工归口管理自己的档案。2004年正式成立学校档案室，主要收集保管院值行政部门的文书档案。2012年随着学校组织机构的合并与调整，逐步将教学、科研、基建、设备、实物等档案收归档案室实行集中统一管理。档案室隶属学校办公室，由一位副校长分管，校办副主任直接领导，近年来，在学校党政领导的支持下，档案工作已纳入学校建设和发展议事日程，2012年5月成立了学校档案工作领导小组，2016年12月又对领导小组成员进行了调整。目前，档案室有专职档案人员2人，全校各部门分管档案工作的领导有34人，兼职档案员有43人。已建成了以档案室为中心的全校档案工作管理网络，明确了各自的岗位职责。

档案室从成立之初历经多次搬迁，从最初的用房仅50㎡，办公、库房、阅档间共用,到2012年档案用房调整为150㎡，其中库房98㎡，存放档案沿用五节铁皮柜，2018年购置一台防磁柜，2019年在OA协同办公系统下开发了档案管理系统。发展到2022年，档案室整体搬迁至现址，档案用房面积为343㎡（其中办公、阅览70㎡，库房273㎡），淘汰全部五节铁皮柜，配备了14列70组密集柜，6列45组实物柜等，基本做到了办公、阅档与库房三分开。

档案室集中管理十大门类档案，共藏档案8千余卷，建立了各类档案的案卷目录。编研资料主要有学校《组织机构沿革及干部任免情况汇编》、《大事记》、《全宗介绍》等。库藏档案年查、借阅100多人（次）、200多卷（件）。

二、档案成分

1、党群、行政类档案

党群、行政类档案是学校档案全宗的核心部分，凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党群、行政类档案，它反映了学校党政部门职能活动的全过程，对学校和社会当前与长远具有重要的参考作用。党群类包括党务综合、纪检监察、组织、宣传教育、统战、工会、共青团七项。行政类包括行政综合、人事（部分）、审计、武装保卫、后勤、图书文博六项。自2003-2021年，库藏党群1572卷、行政类档案1272卷。

2、教学类档案

教学类档案是学校档案全宗的主体，是学校在教育教学、学生管理、招生就业等活动中产生的具有参考使用价值的文字、图表、音像材料，它是学校全部档案的重要组成部分，真实的记录了学校教学工作的内容、方法、途径和效果。自2003―2021年，库藏教学档案4514卷。

3、科研类档案

科研类档案是在科学研究、科研组织管理等活动中形成的具有保存价值的图纸、照片及文字材料，主要有科研的准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段的科研材料。自2004―2021年，库藏档案312卷。

4、财会类档案

财会档案是一种专业性较强的档案，也是学校档案全宗的重要组成部分，主要包括学校各种独立核算单位的帐本、凭证、工资册、会计报表等。（财务部自存）

5、基建类档案

基本建设档案记载着永利官网成立以来基本工程的前期勘探、工程招投标、土建施工、设施安装等全部工程建设情况，是学校档案的重要组成部分。

自2002―2021年，库藏档案220卷。

6、仪器设备类档案

主要是永利官网五万元以上仪器、设备的相关资料。自2004―2021年，库藏档案57卷。

7、出版类档案

主要是学校编辑出版的《304am永利集团官网院报》、《304am永利集团官网学报》、《扬帆文学》刊物的正本。自2007―2016年，馆藏档案26卷。

8外事类档案

主要是上级、学校有关外事工作的请示、批复、通知、决定、办法、报告等文件，学校涉外管理办法、规定，外事工作计划、总结，建立友好校际关系、校际合作、交流协议、备忘录、合作项目等材料，教师、学生出国进修、留学材料等。自2006-2022年共36卷。

8、声像类档案

声像类档案主要包括重要会议、重大活动、开学典礼和毕业典礼、学生军训、毕业生合影、校园活动、外事活动、校园风光、运动会、文艺演出等照片和相关的文字说明。自2003―2021年，库藏照片441张。

9、实物类档案

截止2022年，由各单位归档的奖状、证书、锦旗、奖牌、等280余件。

10、人物档案

主要是在国家、学校的建设与发展中取得卓越成绩与做出突出贡献的人员的著作、论文、获奖证书、聘书、任命书等。自2002-2021年共藏98件。

11、资料

档案室于2012年还接收了2008年的高职高专教学水平评估材料1003盒，2017年本科教学工作合格评估资料65盒；共计1068盒。

三、档案的分类、编号方法

永利官网各类档案的分类编目方法，主要是参照《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》而编制，设有二级类目。

1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据永利官网档案产生的领域范畴，结合其记述的内容性质用汉语拼音代替。党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、科研（KY）、基建（JJ）、设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）财会（CK）、声像（SX）、实物（SW）、人物（RW）档案资料（ZL）。

2、二级类目的设置是根据永利官网档案工作情况而对一级类目的细分。各类档案的二级类目均把管理性材料列到专业性材料之前，即在第一类均设综合类。

3、档号的编制及标识

档号是存取档案的代号，排架的依据，反映了永利官网档案的分类体系和存放位置。

（1）档号的结构：档号＝年度号＋分类号＋案卷号

年度号是由四位阿拉伯数字组成。分类号包括一级类目和二级类目，学籍管理类和毕业生类需要扩展到三级类目。

（2）档号的标识：档号的标识采用现代汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。

四、档案检索工具

收集保存档案的根本目的是为了提供利用，而查找档案必须借助检索工具，我们根据学校各类档案的特点，编制了方便实用的各类档案案卷目录。

五、档案管理制度

为了加强永利官网档案管理工作，使其有效地为永利官网教学，科研和各项工作服务，我们根据有关档案法律法规，结合永利官网实际，制定了《304am永利集团官网档案管理办法》、《304am永利集团官网各类档案工作规范》、《304am永利集团官网岗位责任制》、《304am永利集团官网档案收集、保管、利用制度》等规章制度。

档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。为成为学校和社会有效服务的现代化档案信息中心，档案室将继续坚持以收集为基础，利用为目的，服务为根本的宗旨，不断地丰富库藏，拓展服务功能，努力为学校与社会服务。