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304am永利集团官网档案工作规范及保管期限表（党群、行政类）

发布时间：2019-03-26浏览量：19870

党群、行政类档案工作规范

为了提高永利官网党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现永利官网党、政档案工作的规范化，根据《高等学校档案管理办法》结合永利官网实际，特制定本规范。

一、党、政工作的基本原则

（一）党、政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件)均属党、政档案。学校党务行政各部、处、社、馆、中心、工会、团委、支部凡是学校在党委、总支、直属部门、附属单位均为党政档案归档文件整理单位。

（二）党、政档案必须集中统一管理,确保完备、系统、准确、安全，便于开发和利用。

（三）党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学校各级党政部门的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

（四）学校各党政部门(处级以上)要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的档案人员承办，协同学校综合档案室认真做好党、政档案的积累、整理组卷和移交工作。

二、党政档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件资料。

（一）归档原则：归档的党、政类文件必须对本校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用；能够反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保证彼此间的有机联系和成套性，符合党政管理工作的特点。

（二）归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委四个系统的内容，具体范围见《304am永利集团官网党群类档案归档范围及保管期限表》《304am永利集团官网行政类档案归档范围及保管期限表》

（三）归档的重点是本校在党政管理活动中形成的不同载体、不同形式的文件资料，特别是全局性、综合性的文件资料，其次是上级和其他单位发来的文件资料。上级来文中以针对本校的指令性、指导性文件和需要本校承办的文件材料为主。

（四）不归档文件材料的范围

1.上级机关普发的供参阅、不办的文件；

2.上级机关发来供工作参考的抄件；

3.未定稿的文件及图纸等(包括上级机关的征求意见稿)；

4.无参考价值的事务性、临时性文件；

5.重份文件及图纸等；

6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、一般性文件的历次修订稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明性文件；

8.无特殊保留价值的信封,一般性表态,询问一般性问题,提出一般建设性意见的人民来信；

9.学校内部互相抄送的文件资料,不应履行公文的行文、介绍信等；

10.为参考目的从各方面收集的文件资料；

11.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件资料；

12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件资料；

13.未生效的合同、协议、单据；

14.未按管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

以上不归档材料如认为必要，也可有选择性地作资料暂存在本单位。

三、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

（一）形成与积累

1.学校各院、部、处、室、馆、社、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。

2.各立卷单位根据历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照附件一、附件二编制案卷类目。

3.每一个立卷归档单位的专、（兼）职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。

（二）立卷

1.立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

2.立卷分工

（1）中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，有党办、校办立卷归档，专业性或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（2）以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

（3）党委和学校召开的代表大会，全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

（4）校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件由党办或校办立卷归档。

（5）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。

（6）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校综合档案室保存，任何人不得带入其他单位。

（7）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3.立卷程序

按照归档时间要求由专（兼）职档案员按案卷类目将文件收齐归档，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

（1）检查案卷的文件成分。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

（2）检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

（3）检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

（4）检查案卷文件数量。一般不超过150页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

4.立卷分类

（1）分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

（2）分问题。将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

（3）分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。

5.立卷组合

（1）立卷组合的基本要求：立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

（2）立卷组合形式：一般按会议文件、会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷；非诉讼案件材料，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合。

6.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；其他文件材料按时间顺序排列。

7.卷内文件材料一律拆掉金属物，对已破损的文件要进行修补。

8.按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右下角，背面的左下角，用铅笔书写。

9. 填写卷内目录。

（1）顺序号：以卷内文件排列顺序填写的序号。

（2）文号：文件制发机关的发文字号。

（3）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或者标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题、外加“[ ]”号。

（4）日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”“月”“日”字，在表示“年”、“月”、“日”、数的右下角加“.”号。

（5）页号：卷内文件起止之页的编号。

10、填写备考表。

（1）本卷情况说明：填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间。

（2）立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。

（3）检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。

11.对采用立薄卷方式的案卷，必须用软卷皮，几卷再装入硬卷盒内。

12.装订。装订成卷的文件材料，应选择线订或胶订，不能用金属材料装订。线订案卷采用三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm,距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。

13：拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“XXX文件材料”；除一般函件外不得用“XXX来往文书”；除非诉讼材料外，不得用“XXX案件”。

四、归档验收

（一）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否收集齐全、完整，排列、书写、装订是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定者，接收人可暂不接收并要求改正补交。

（二）移交档案材料同时移交相应的电子文件。电子文件推荐采用光盘、一次写光盘、硬磁盘等适合文件长期保存的载体。不允许用软磁盘作为归档电子文件保存的载体。

（三）接收档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章。

（四）党、政类档案于次年五月底以前归档。

附件1：《304am永利集团官网党群类档案归档范围及保管期限表》

附件1：青岛黄海学院党群类档案归档范围及保管期限表

类目号名称	归档范围		保管期限
	序号	内容

DQ11 党务综合	1	上级机关召开的会议印发本机关的文件或本机关负责人在上级机关会议上的发言	永久
		上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话等	永久
		上级机关针对本校干部的任免、奖励、处分的决定、通知	永久
		上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件	永久
		上级机关在本校召开会议的文件（针对本校的永久、非专指长期）	永久长期
		上级机关普发性文件（重要的永久）	永久长期
	2	本校党代会文件材料	永久
		(1)大会计划、通知、工作报告议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等	永久
		(2)提案及办理情况，会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等	长期
		(3)参考文件；工作人员名单；工作证、代表证；列席代表证及选票式样	短期
	3	本校党委会、常委、常委扩大会、董事长与书记校长碰头会、分党委与总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的的文件	永久
	4	党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）	永久
	5	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知	重要的永久一般的长期或短期
	6	以党委名义召开的工作会议材料	永久
	7	校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	永久
	8	党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿	永久
	9	党委工作简报、工作信息	永久
	10	党委大事记	永久
	11	党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等声像材料	永久
	12	党群系统启用印章的文件和印模	永久
	13	党群系统重要统计材料	永久
	14	党委各部、委、各支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复	长期
	15	党委保密、秘书工作的有关文件	长期
	16	党委与有关机关联系、协调工作的来往文件	长期
	17	以院党字、院党办字文号编制的文件	永久
	18	党支部工作计划、总结、重要报告、调查材料、会议记录和统计表	长期
	19	党支部党建工作及有关材料	长期
	20	党支部人员奖励及有关材料	长期
	21	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期
DQ12 纪检	1	上级纪委针对本校纪检工作的文件	永久
	2	纪委工作规章制度及有关行文	长期
	3	纪委工作计划、报告、总结、决定、调查材料	永久
	4	校纪委会议记录、纪要、纪委工作大事记	长期
	5	党员违纪案件材料	长期
	6	群众来信来访及处理意见（有领导重要批示的永久；其他有处理结果的长期）	永久或长期
	7	以学校纪委编制的文件
	8	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期
DQ13 组织	1	上级针对本校的组织工作的指示、决定、通知、简报	永久
	2	本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、规章制度及重要统计	永久
	3	本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知	永久
	4	组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料	永久
	5	科级以上干部任免、调动、离休、享受待遇的决定、通知、批复	永久
	6	副处级以上干部名册	永久
	7	党员和党组织情况统计年报表	永久
	8	分党委、总支、直属支部、支部改选报告、审批材料	长期
	9	分党委、总支、直属支部、支部委员名册	长期
	10	党员名册	长期
	11	关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料	长期
	12	发展新党员、预备党员转正的名册	长期
	13	党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根	长期
	14	表彰优秀党员、先进党支部、先进党务工作者的名单及市级以上先进事迹材料	永久
	15	出席市级以上党代会代表名单、登记表	永久
	16	党员干部教育、党校工作形成的文件材料	长期
	17	以学校组织部文号编制的文件	长期
	18	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期

DQ14 宣传教育	1	上级针对本校的宣传工作、思想政治工作的文件	永久
	2	本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结和重要统计	永久
	3	教职工政治思想工作动态及调查材料	长期
	4	理论学习的决定、通知、计划、总结	长期
	5	反映本校重大活动的剪报、照片、录音、录像、图表	永久
	6	本校有关思想政治工作的决定、通知、条例	永久
	7	以学校宣传部文号编制的文件	长期
	8	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期
DQ15 统战	1	上级针对本校的统战工作的文件	永久
	2	本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结	永久
	3	统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
	4	本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料	永久
	5	各民主党派成员和负责人名册及有关材料	长期
	6	统战工作重要会议记录、纪要	长期
	7	以学校统战部文号编制的文件	长期
	8	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期
DQ16 工会	1	上级针对本校工会工作的文件	永久
	2	工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计	永久
	3	教工代表大会的有关文件（请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）	永久
	4	表彰工会先进集体、个人的材料名单	长期
	5	工会委员会会议记录、纪要	长期
	6	妇女工作材料	长期
	7	以学校工会文号编制的文件	长期
	8	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期
DQ17 团委	1	上级针对本校的团的工作文件	永久
	2	本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）	永久
	3	本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）	永久
	4	学团工作计划、报告、总结及规章制度	永久
	5	以学校团委文号编制的文件	长期
	6	团委工作典型调查材料、优秀团员的材料	长期
	7	表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料	长期
	8	处分团员的的材料及复查材料	长期
	9	批准入团、离团材料及名单	长期
	10	团干部名册	长期
	11	团员名册	长期
	12	团委会议记录	长期
	13	社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料	长期
	14	本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料	长期
	15	团委牵头进行的重大活动的有关材料	长期
	16	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期

附件2：

304am永利集团官网行政类档案归档范围及保管期限表

类目号名称	归档范围		保管期限
类目号名称	序号	内容	保管期限
XZ11 行政综合 XZ11 行政综合	1	上级针对本校的综合性文件	永久
		上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话等	永久
		上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件	永久
		上级机关在本校召开会议的文件	长期
		上级机关普发性文件	长期
	2	全校性规章制度	永久
	3	学校年度、学期工作计划、报告、总结	永久
	4	校长办公会、党政联席会议、董事会、校务委员会委员名单、会议记录、纪要	永久
	5	全校性的工作会议、座谈会文件	长期
	6	以学校名义发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知等文件	永久
	7	以校字或校办字文号编制发布的文件	永久或长期
	8	校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿及声像材料	长期
	9	本校发展规划、计划及上级批复	永久
	10	本校向上级有关部门的请示及批复	永久或长期
	11	学校评估材料	永久
	12	教职工代表大会文件材料	永久
	13	本校各单位的请示及学校的批复	长期
	14	有关全校性工作的调查材料和经验总结	永久
	15	学校年报表、综合统计及统计资料汇编	永久
	16	启用印章的文件及印模	永久
	17	本校历史沿革、情况介绍	永久
	18	本校大事记、简报、信息、动态等	永久
	19	校史工作材料	永久
	20	校友工作材料	永久或长期
	21	校庆工作材料	永久或长期
	22	群众来访文件材料（有领导重要批示的永久；其他有处理结果的30年）	永久或长期
	23	上级有关计划生育的文件、本校计划生育工作的有关规定、计划生育工作计划、报告、总结、统计年报表及领取独生子女证名册	长期
	24	车辆工作的有关材料	短期
	25	二级学院工作计划、报告、总结、要点规章制度、简报、大事记、请示与批复、会议记录、纪要、简报等	长期
	26	二级学院与外单位合作的协议书、合同书	长期或短期
	27	学院教学评估、开展各种学术活动及信息动态等材料。	长期
	28	校、院、系、中心与国内单位协作的材料。	长期
	29	校、院、系、中心统计年报与重要资料。	长期
	30	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期
XZ12 人事	1	上级机关针对本校的人事工作的文件	永久
	2	本校人事工作制度	长期
	3	人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录	永久
	4	关于机构、编制规划、计划报告及上级批复	永久
	5	关于校内机构设置、变化的文件材料	永久
	6	人事处权限内的干部任免文件及名册	永久
	7	表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料	永久
	8	处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料（受警告以上处分的永久；受警告处分的30年）	永久或长期
	9	师资培养、管理工作计划、规定、总结	永久
	10	教师进修计划、安排、总结	长期
	11	教师工作量的规定及执行情况	长期
	12	教师业务考核材料	永久
	13	人事统计报表	永久
	14	教职工名册登记表	永久
	15	教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）	永久
	16	教职工工资调整材料、名册	永久
	17	教职工转正定级材料	永久
	18	教职工校内调动材料	永久
	19	教职工援外和支援边远地区有关材料	短期
	20	教职工退休及有关荣誉证书授予工作的材料	永久
	21	教职工福利工作	长期
	22	教职工商调函	永久
	23	人民来信来访（有领导重要批示的永久；其他有处理结果的30年）	永久或长期
	24	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期
XZ13 监察审计	1	上级机关针对本校的监察、审计工作的文件	永久
	2	本校监查、审计工作方面的规章制度	长期
	3	监察、审计工作、总结、调查报告	永久或长期
	4	监察、审计工作统计年报及重要报表	永久
	5	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期
XZ14 武装保卫	1	上级针对本校的武装、人防、民兵、军训、征兵、公安保卫工作的文件	永久
	2	本校公安保卫工作方面的规章制度	长期
	3	本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表	永久
	4	本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级批复、判决书	永久
	5	本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	长期
	6	要害部门的公安保卫、消防工作	长期
	7	保卫工作简报	长期
	8	本校武装部职责范围内的规章制度	长期
	9	武装部工作计划、总结、调查报告	长期
	10	武装部工作统计年报及重要报表	永久
	11	复原、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）	永久
	12	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期
XZ15 后勤总务	1	上级针对本校后勤工作的文件	永久
	2	本校后勤总务处各种规章制度	长期
	3	本校后勤总务处工作计划、总结、报告、决定、调查材料、重要统计	长期
	4	校内房产及水、电、暖等管网维修、改造的计划、报告、批复、图纸等	永久
	5	征地批准文件、签订的合同、协议书及地地证书、红线图、拆迁补偿协议	永久
	6	本校关于地界变化、交换、转让、租用的报告、批复及图纸	永久
	7	有关土地、房产纠纷的来往文书及处理结果；教职工住房管理的有关材料	永久
	8	房屋确权的文件材料	永久
	9	房屋、资产管理以及调配使用、转移等的规定总结	长期
	10	防震、防汛、三废治理工作的文件材料	长期
	11	伙食工作的有关材料	短期
	12	校园绿化工作的有关材料	短期
	13	卫生、医疗保险、保健工作计划、总结、规定、通知等文件、师生员工健康状况调查材料及统计表	长期
	14	幼儿园工作的计划、总结、请示、报告、统计表；幼儿园学生名册等	长期
	15	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期
XZ16 图书档案文博	1	上级针对本校的图书、档案、文博工作的文件	永久
	2	图书、档案、文博规章制度	长期
	3	图书、档案、文博工作计划、报告总结	长期
	4	图书、档案、文博概况、发展规划与藏品、藏书目录、重要统计	永久
	5	图书、档案、文博部门与校外交流的有关材料	长期
	6	档案室指南、全宗介绍	永久
	7	其它有保存价值的文件材料、以上工作中产生的实物、声像、电子文件材料一同归档	永久或长期

304am永利集团官网综合档案室

2016年10月25日

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